Datenverarbeitung

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Datenverantwortlich?

Lukas Schmitz, Von-Erckert-Str. 51, 81827 München (WhiteUp) ist grundsätzlich allein verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Anbahnung und Durchführung der vertraglichen Vereinbarungen mit Ihnen und zur Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten. Dies betrifft u.a. die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Erstellung von Gesundheitsreports sowie Ernährungs- und Trainingsplänen, dem Versand von Newslettern sowie die Datenverarbeitung zu Forschungszwecken
Ihr behandelnder Zahnarzt („WhiteUp-Arzt“) ist allein für die Datenverarbeitung verantwortlich, wenn Sie bei ihm medizinische Leistungen in Anspruch nehmen, einschließlich der Erhebung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Rahmen von Untersuchungen und die Datenverarbeitung zur Abrechnung ärztlicher Leistungen.
WhiteUp und die WhiteUp-Ärzte arbeiten bei der Terminierung von Untersuchungen über das Online-Terminierungssystem sowie im Rahmen der Erstanamnese mittels eines digitalen Fragebogens eng zusammen. Für die in diesem Rahmen stattfindende Datenverarbeitung sind WhiteUp und die WhiteUp-Ärzte gemeinsam verantwortlich. Zur Gewährleistung Ihrer Rechte und unter Berücksichtigung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) haben wir eine Vereinbarung mit den WhiteUp-Ärzten geschlossen, die Regeln über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufstellt. Darin haben wir festgelegt, dass WhiteUp für die Erfüllung des gesetzlichen Anspruchs auf Information nach Artt. 13 und 14 DS-GVO sowie die Bearbeitung und Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der sonstigen nach den Art. 15 ff. DS-GVO bestehenden Rechte der betroffenen Personen zuständig ist.

Welche Daten werden durch WhiteUp und die WhiteUp-Ärzte verarbeitet?

Stammdaten, insbesondere Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum;
Kontaktinformationen, insbesondere Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
Gesundheitsdaten, dazu zählen Anamnesen, Diagnosen und Befunde aus zahnmedizinischen Untersuchungen
Verhaltensbezogene Angaben, insbesondere Daten zur Ernährung, sportlichen Aktivitäten sowie zu Mundhygiene

Aus welchen Quellen stammen die von WhiteUp verarbeiteten Daten?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten teilweise direkt von Ihnen, wenn Sie unsere Dienste nutzen oder mit uns in Kontakt treten. Dies umfasst etwa Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie über das Online- Terminierungssystem einen Termin vereinbaren, den digitalen Anamnesefragebogen ausfüllen oder an Umfragen teilnehmen.
Darüber hinaus können wir Informationen auch von den Sie behandelnden WhiteUp-Ärzten erhalten, wenn Sie dazu Ihre gesonderte Einwilligung erteilen und Ihren behandelnden WhiteUp-Arzt von der Schweigepflicht entbinden.
Daten von anderen Ärzten und Gesundheitsdienstleistern, die Sie für die Durchführung von Untersuchungen und Therapien aufsuchen, erhalten wir ebenfalls nur, wenn Sie dazu Ihre gesonderte Einwilligung erteilen und Ihren behandelnden Arzt bzw. Gesundheitsdienstleister von der Schweigepflicht entbinden. Gegenwärtig kooperiert WhiteUp mit:
- Zahnärzte edelweiss, Joachimsthaler Str. 34, 10719 Berlin

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten WhiteUp und die WhiteUp-Ärzte Ihre Daten?

WhiteUp:

Erbringung des Terminservice für Behandlungen durch WhiteUp-Ärzte, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit b) DS-GVO (Durchführung der Vereinbarung zwischen WhiteUp und Ihnen), für Gesundheitsdaten (in diesem Kontext insbesondere die Tatsache, dass Sie bei einem WhiteUp-Arzt einen Behandlungstermin vereinbart haben) zusätzlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO)
Erstellung eines Ergebnisreports, in dem Ihre Bleachingergebnisse grafisch aufbereitet wiedergegeben werden, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), für Gesundheitsdaten zusätzlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO)
Versand von Werbung/Newslettern (verarbeitet werden nur Stamm- und Kontaktdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigte Interessen) und – soweit Ihre E-Mailadresse oder Telefonnummer für den elektronischen Versand genutzt werden soll – Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
Medizinische Forschungszwecke, Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO) (gesonderte Informationen und Einwilligung in separater Forschungseinwilligung)
Abrechnung der von WhiteUp erbrachten Leistungen und Geltendmachung von Forderungen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Durchführung der Vereinbarung zwischen WhiteUp und Ihnen), soweit Gesundheitsdaten benötigt werden zusätzlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO).

WhiteUp-Ärzte:

Zahnärztliche Behandlung/Untersuchung, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Durchführung des Behandlungsvertrages), für Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h) DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b) BDSG
Abrechnung der vom WhiteUp-Arzt Ihnen gegenüber erbrachten Leistungen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS- GVO, für Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h) DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b) BDSG, für die Weitergabe Ihrer Daten (insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Diagnose, Untersuchungs- und Behandlungsdaten) an private Abrechnungsdienstleister Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO).

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

WhiteUp und die WhiteUp-Ärzte übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter die Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO garantieren.

WhiteUp

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, geben wir Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen des Online- Terminierungssystems oder des digitalen Anamnesefragebogens zur Verfügung gestellt haben, an die WhiteUp-Ärzte weiter. Darüber hinaus bedienen wir uns in bestimmten Fällen externer Dienstleister, sogenannter Auftragsverarbeiter, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen. Diese Auftragsverarbeiter wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie erhalten nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Durchführung ihrer Aufgaben notwendig sind. Für den direkten Zugang zu einer aktuellen Liste der Auftragsverarbeiter klicken Sie bitte hier.

WhiteUp-Ärzte

Zum Zweck der effektiven Behandlung und Versorgung kann es erforderlich sein, dass die WhiteUp-Ärzte Ihre Daten an andere Ärzte übermitteln. Empfänger Ihrer Daten können darüber hinaus private Abrechnungsdienstleister sein. An diese werden Ihre Daten allerdings nur dann weitergegeben, wenn Sie ausdrücklich schriftlich in die Datenübertragung eingewilligt haben und Ihren behandelnden Arzt von der Schweigepflicht entbunden haben. Des Weiteren haben die Whiteup-Ärzte mit WhiteUp Vereinbarungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag abgeschlossen und setzen WhiteUp für folgende Verarbeitungsvorgänge als Auftragsverarbeiter ein:

Zurverfügungstellung, Administration und fortlaufende Wartung der von WhiteUp zur Verfügung gestellten IT-Infrastruktur;
Unterstützung bei der Vorbereitung der Abrechnung der erbrachten ärztlichen Leistungen.

Wie lange werden meine Daten aufbewahrt?

WhiteUp:

Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf der Einwilligung. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist zu Beweiszwecken für die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

WhiteUp-Ärzte:

Die WhiteUp-Ärzte sind aufgrund rechtlicher Vorgaben dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Nach anderen Vorschriften können sich ggf. längere Aufbewahrungsfristen ergeben. In diesen Fällen können Sie vor Ablauf der Fristen keinen Löschungsanspruch geltend machen.

Weitere Informationen und Rechte

Nach der DS-GVO haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, Auskunft zu erhalten.
Recht auf Berichtigung: Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung: Sie können nach Maßgabe von Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung: Sie haben nach Maßgabe von Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen.
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Soweit Sie für eine Datenverarbeitung Ihre Einwilligung erteilt haben, steht Ihnen ein Widerrufsrecht zu.
Sie können Ihre Rechte sowohl gegenüber WhiteUp als auch gegenüber den Sie behandelnden WhiteUp-Ärzten durch Mitteilung an Lukas Schmitz, Von-Erckert-Str.51, 81827 München, E-Mail: info@whiteup.eu geltend machen. WhiteUp leitet Ihre Anfragen und Ersuchen ggf. an die Sie behandelnden WhiteUp-Ärzte weiter. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an jede Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.